Beschluss:

 

Eine zukunftsfähige Planung für einen bedarfsgerechten Umbau im Bestand des Rathauses und einen evtl. notwendigen Anbau wird angestoßen. Weitere Planungen unter  Berücksichtigung moderner Arbeitsweisen sollen evaluiert werden.   

Sach- und Rechtslage:

 

Das Rathaus wurde im Jahr 1972 errichtet. 1995 wurde es notwendig, das Gebäude im Bestand umzubauen um damit neue Büroräume zu schaffen. Eine Erweiterung und energetische Sanierung erfolgten im Jahr 2007.

 

Die Aufgaben der Verwaltung sind sowohl quantitativ als auch qualitativ weiter stark gewachsen. Es ist davon auszugehen, dass auch künftig weitere zusätzliche Aufgaben auf die Kommunen zukommen und somit die Arbeitsbelastung weiter wachsen wird.

 

Diese Entwicklung führt selbstverständlich zu einem höheren Personalbedarf. Die Zahl der Beschäftigten nur in der Kernverwaltung hat sich in den letzten Jahren um 7 erhöht.

 

Dies führt dazu, dass Räumlichkeiten nicht mehr ausreichend vorhanden sind. Zudem entspricht die technische Ausstattung nicht mehr den heutigen Anforderungen. Den Vorgaben des Datenschutzes kann nicht mehr in allen Bereichen genügend nachgekommen werden.

 

Die Ordnung der Raumaufteilung nach den 4 Organisationseinheiten der Verwaltung besteht so nicht mehr. Diese Ordnung ist für die Verwaltungsabläufe und Orientierung der Kunden von besonderer Bedeutung.

 

Auch bei einer fortschreitenden Digitalisierung und dem Angebot von Home-Office fehlt es an Büroräumen. Die Aufgaben der Daseinsvorsorge können in einer Kommunalverwaltung im Home-Office aufgrund des erforderlichen persönlichen Kundenkontakts und des Datenschutzes nur sehr eingeschränkt ermöglicht werden.

 

Dies führt insgesamt zu einem Bedarf von zusätzlichen 10 Büroräumen. Eine Reserve von weiteren 2 Büroräumen sollte bedacht werden. Es besteht der Bedarf an mindestens einem weiteren Konferenzraum auch für Externe, die Beratungen anbieten. Die Einrichtung eines repräsentativen Trauzimmers wäre wünschenswert. Darüber hinaus fehlt es an Lagerkapazitäten.

 

Der Ratssaal entspricht in keiner Weise mehr den heutigen Ansprüchen. Die Sitzordnung ist unzureichend. Die Technik erfüllt auch unter Berücksichtigung von künftigen Gremiensitzungen in Hybridform nicht mehr den heutigen Anforderungen. Es fehlt an Besucherplätzen.

 

Die fehlenden Räumlichkeiten können nicht mehr im Bestand geschaffen werden.

 

Zudem wird es erforderlich sein, eine Klimatisierung der Büroräume auch im Bestand einzurichten.

 

Denkbar ist nach allem eine Erweiterung des Bestandsgebäudes unter anderem mit der Schaffung eines zeitgemäßen Ratssaales. Der heutige Ratssaal könnte für die Einrichtung von neuen Büroräumen umgebaut werden.

 

Mit einem Umbau und einer Erweiterung des Rathauses könnte der Verwaltungsbetrieb zukunftsfest ausgerichtet werden. Weiter würde die Effektivität der Verwaltung gesteigert werden. Bereits heute besteht ein Fachkräftemangel im öffentlichen Dienst. Mit modernen Arbeitsbedingungen steigt auch die Wettbewerbsfähigkeit.

 

Zur Ermittlung einer Kostenschätzung für einen Umbau sowie einer Erweiterung wurde eine Vorentwurfsplanung aufgestellt. Danach würden sich die Kosten für das Vorhaben auf 4,7 Mio. € belaufen.

 

In den Haushaltsplanentwurf für das Haushaltsjahr 2023 sind für Planungsleistungen 200.000 € berücksichtigt. Für die Baumaßnahme sind in die Finanzplanung für das Haushaltsjahr 2024 2,7 Mio. € und 2025 2,0 Mio. € aufgenommen.

 

Nach allem schlägt der Bürgermeister vor, folgenden Grundsatzbeschluss zu fassen:

 

Das Rathaus wird bedarfsgerecht im Bestand umgebaut und unter Berücksichtigung der Schaffung eines neuen Ratsaales erweitert.

 

Sitzungsbeiträge:

 

Bürgermeister Schmidtke führt in die Thematik ein und verweist auf einen Antrag der FDP-Fraktion zu diesem Tagesordnungspunkt.

 

Beigeordneter Wilke begründet ausführlich den Antrag.

 

Bürgermeister Schmidtke weist darauf hin, dass eine externe Planung bereits vorliege. Diese sei alternativlos.

 

Ratsherr Ohms findet eine bedarfsgerechte Planung ebenfalls wichtig. Die Möglichkeit von Home-Office sowie hybriden Sitzungen sei zwingend zu berücksichtigen. Ein nachhaltiger Umgang mit Ressourcen sei ebenfalls wichtig.

 

Bürgermeister Schmidtke führt ausführlich aus, dass ein Bedarf an weiteren Büroräumen vorhanden sei. Bereits heute würden 10 Büroräume fehlen. Es gebe keine freien Kapazitäten mehr im Bestand. Neue Aufgaben würden weitere Personalbedarfe auslösen. Zudem führt er aus, dass gerade im ländlichen Bereich die Bürgerinnen und Bürger persönlich ins Rathaus kommen, um ihre Anliegen zu erledigen. Er appelliert eindringlich, die Beschlussempfehlung mitzutragen.

 

Beigeordneter Wilke gibt zu bedenken, dass eine Änderung der Arbeitsweise ggf. in Zukunft einen geringeren Raumbedarf bedeuten würde.

 

Bürgermeister Schmidtke führt aus, dass sämtliche Möglichkeiten der Home-Office-Nutzung bereits in die Planung eingeflossen seien. Auf Grund der vielfältigen Aufgabenbereiche der einzelnen MitarbeiterInnen sei eine flächendeckende Nutzung von Home-Office jedoch nicht möglich.

 

Ratsherr Beelage hält die Einstellung der Planungskosten für unstrittig. Jedoch sollte die Verpflichtungsermächtigung für das Jahr 2024 überdacht werden.

 

Stellv. Bürgermeisterin Otte-Saalfeld entgegnet, dass eine Entscheidung nur für das gesamte Projekt getroffen werden könne.

 

Ratsherr Wendt spricht sich im Namen der CDU-Fraktion für eine Erweiterung des Rathauses aus. Dies sei notwendig, um gute Bedingungen für die ArbeitnehmerInnen zu schaffen.

 

Ausschussvorsitzender Behrens gibt seinen Vorsitz an den stellv. Ausschussvorsitzenden Ohms ab.

 

Beigeordneter Behrens spricht sich für den Vorschlag der FDP-Fraktion aus. Dieser sei wesentlich offener gestaltet und biete mehr Möglichkeiten.

 

Ausschussvorsitzender Behrens übernimmt wieder den Vorsitz. Sodann lässt er über den Antrag der FDP-Fraktion abstimmen.

 

Dieser wird mit 5 Ja-Stimmen, 4 Nein-Stimmen angenommen.