Sach- und Rechtslage:

In seiner Sitzung am 05.12.2022 hat der Rat den Grundsatzbeschluss für eine Rathauserweiterung gefasst.

Das Rathaus wurde im Jahr 1972 errichtet und 1995 aufgrund des Mangels an Büroräumen erstmalig im Bestand umgebaut. Eine Erweiterung und energetische Sanierung erfolgten im Jahr 2007.

Aufgrund des quantitativ gestiegenen Aufgabenvolumens und der qualitativ erhöhten Anforderungen an die Arbeitsbereiche ist davon auszugehen, dass auch zukünftig weitere Aufgaben auf die Gemeinde zukommen und damit die Arbeitsbelastung weiterwachsen wird. Diese Entwicklung hat evident zur Folge, dass sich der Personalbedarf erhöht. In den letzten Jahren war ein stetiger Zuwachs an Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Kernverwaltung zu verzeichnen. Durch eine hohe Präsenzerforderlichkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgrund der Bürgerfreundlichkeit als Dienstleistungsanbieter können Homeoffice-Lösungen/Telearbeit zwar künftig einen größeren Raum einnehmen, ersetzen jedoch keinen (physischen) Arbeitsplatz auch als Anlaufstelle für die Bürgerinnen und Bürger. Damit indiziert ist ein ansteigender Raumbedarf von zwölf zusätzlichen Räumen, der mit den derzeit vorhandenen Kapazitäten nicht mehr gedeckt werden kann. Schon jetzt führt der Mangel an Räumlichkeiten zu einer Aufweichung der Raumaufteilung nach Organisationseinheiten, obwohl diese Ordnung für die Verwaltungsabläufe und die Kundenbetreuung relevant ist.

Zwar wird die Digitalisierung und Automatisierung von Verwaltungsvorgängen vorangetrieben, jedoch zeigt sich, dass hierdurch keine Personaleinsparung zu erwarten ist, sondern sich lediglich der Aufgabenzuschnitt einzelner Stellen verändern wird.

Da die Gemeinde darüber hinaus diverse Beratungsmöglichkeiten durch externe Fachkräfte anbietet, ist hierfür ein weiterer Raum vorzuhalten. Eine weitere Räumlichkeit ist für Trauungen vorgesehen, wobei eine Herrichtung (Doppelnutzung) ebenfalls als Katastrophenschutzraum angedacht ist.

Der Ratssaal entspricht nicht mehr den aktuellen technischen und räumlichen Anforderungen, weshalb auch dieser in einer Rathauserweiterung neu und der alte Ratssaal für zusätzliche Büros geplant wird. Die Nutzung dieses Raumes für eine Vielzahl anderer Sitzungen sowie die Vorhaltung von Sitzplätzen für die Öffentlichkeit erfordert ebenso eine räumliche Erweiterung.

Die FDP-Fraktion beantragt mit Schreiben vom 29.05.2023 die Beantwortung nachfolgender  Fragen. Der Antrag ist der Beschlussvorlage Nr. BV/0520/2021-2026 beigefügt.

1.       Inwieweit fließen die aktuell genannten Entwicklungen (Pakt für digitale Verwaltung) in die Pläne zum Rathausumbau/-anbau mit ein?

Das „Paket für die digitale Verwaltung“ umfasst in erster Linie ein zentrales Bürgerkonto (Bund ID) für alle. Daneben sollen die Nutzerfreundlichkeit sowie die Barrierefreiheit verbessert werden. Bis 2024 sollen 15 wichtige Verwaltungsleistungen digital beantragt werden können. Für einige dieser Leistungen ist die Gemeinde nicht zuständig.

Die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen wird durch die Vorgaben des Online-Zugangsgesetzes stetig ausgebaut und fortentwickelt.

2.       Brauchen wir den Raumbedarf, der 2019 ermittelt wurde, in zehn Jahren immer noch? Können durch die bereits genannten Entwicklungen Räume und somit Kosten für den Um- und Anbau des Rathauses eingespart werden?

Trotz Digitalisierung und alternierender Telearbeit bleiben physische Arbeitsplätze nach wie vor erforderlich. Im Sinne der Bürgerfreundlichkeit sollte die Erreichbarkeit vordergründig sein. Durch Aufgabenübertragungen ist ferner mit einer weiteren Erhöhung des Personalbedarfes zu rechnen.

3.       Eine Digitalstrategie muss ein prioritäres Ziel sein. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Führungskräfte sollten entsprechende Schulungen wahrnehmen. Gibt es diesbezüglich einen Zeitplan?

Mit der Begleitung der Digitalisierung werden die Schulungsbedarfe benannt und umgesetzt/angeboten.

4.       Gibt es eine Personalanalyse (demografische Entwicklung des Personals) insbesondere für die nächsten zehn Jahre?

Eine Übersicht ist der Beschlussvorlage Nr. BV/0520/2021-2026 beigefügt.

5.       Die Klimaschutzziele des Landkreises Oldenburg sehen verstärktes mobiles Arbeiten von zu Hause vor. Inwieweit sind diese Ziele mitgedacht bzw. wie lautet das Ergebnis der Umfrage zum mobilen Arbeiten?

Zum 01.11.2023 ist die Dienstvereinbarung zur alternierenden Telearbeit in Kraft getreten. Hiernach ist die Inanspruchnahme von Home-Office oder mobilem Arbeiten möglich.

6.       Gibt es eine demografische Übersicht der Mitarbeiterentwicklung?

Siehe Punkt 4

Nach einer aktuellen Kostenschätzung belaufen sich die Baukosten inklusive Planungskosten auf ca. 4.000.000,00 €. Hierbei sind die Kosten für die Umrüstung der Beleuchtung im Bestand, der Ausbau der EDV sowie die Herstellung der Außenanlagen nebst Nebengebäuden noch nicht berücksichtigt. Hinsichtlich der weiteren technischen Gebäudeplanung, insbesondere Heizungs- und Elektrotechnik, erfolgen im weiteren Planungsverlauf weitergehende Abstimmungen mit den jeweiligen Fachplanern.

Das Planungsbüro Rolwes-Hauth-Jacobi GmbH & Co. KG, Wildeshausen, hat in der Sitzung des Infrastrukturausschusses am 09.02.2023 erste Vorentwürfe und Raumkonzepte vorgestellt. Anschließend wurden weitere fachliche Abstimmungen durchgeführt sowie die Rückmeldungen der Fraktionen geprüft. Die überarbeiteten Entwürfe sind der Beschlussvorlage Nr. BV/0520/2021-2026 beigefügt.

In der Sitzung des Infrastrukturausschusses wird das Planungsbüro die überarbeitete Planung zum Umbau und Erweiterung des Rathauses vorstellen.

Der Bürgermeister empfiehlt, die Planung zum Umbau und Erweiterung des Rathauses anzunehmen.

Beschlussempfehlung:

Die Planungen zum Umbau und zur Erweiterung des Rathauses werden angenommen.